Rechnungen an die Verwaltung

Mit jedem Tag werden wir digitaler und vernetzter. Die Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises versteht sich als eine moderne öffentliche Dienstleistungsorganisation. Bürgernähe, Gleichbehandlung, Kompetenz und effizientes Handeln sind die wichtigsten Grundsätze der Verwaltungsleitung sowie aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, spielt die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologie eine zentrale Rolle – jetzt auch, wenn es um Rechnungen geht.

Kernziel

Ein Kernziel ist die „Zentrale Rechnungsbearbeitung“, daher wird

  • auf einen zentralen Rechnungseingang umgestellt und
  • zukünftig die Annahme und digitale Bearbeitung von elektronischen Rechnungen eingeführt.

Wie stelle ich eine Rechnung an den Landkreis?

Alle zu diesem Verfahren notwendigen Informationen sind unter den genannten Punkten ausführlich dargestellt.

Zentraler Rechnungseingang

Zentraler Rechnungseingang über einheitliche Rechnungsadresse
Mit der Einführung eines zentralen Rechnungseinganges beim Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises wird eine einheitliche Rechnungsanschrift für alle Rechnungsdokumente vorgegeben.

Für Sie als Rechnungssteller/in bedeutet dies, dass Rechnungsdokumente nicht mehr direkt an die einzelnen Abteilungen bzw. Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen in der Verwaltung adressiert werden, sondern eine einheitliche Rechnungsadresse verwendet wird.

Ab sofort gilt für alle Rechnungsdokumente folgende Rechnungsanschrift:

Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises
Rechnungsstelle
Abteilung/Schule (*bitte einfügen)
Karl-Kellner-Ring 51
35576 Wetzlar

Bitte ersetzen Sie den Platzhalter <Abteilung/Schule> bei der Adressierung Ihrer Rechnungen durch die konkrete Bezeichnung beziehungsweise Organisationsziffer der von Ihnen angesprochenen Abteilung (zum Beispiel Finanz- und Rechnungswesen bzw. Abteilung 12 etc.).

Sollte Ihnen darüber hinaus auch der konkrete Fachdienst innerhalb der angesprochenen Abteilung bekannt sein, benennen Sie bitte diese (zum Beispiel Fachdienst Finanzbuchhaltung beziehungsweise Fachdienst 12.2 etc.).

Eine Übersicht der Organisationseinheiten der Kreisverwaltung finden Sie hier. Sollten Sie sich bei der korrekten Adressierung nicht sicher sein, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Abteilungen. Vielen Dank.

Elektronischer Rechnungsversand

Der Lahn-Dill-Kreis hat bei der Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen vollständig auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt und bietet Ihnen als Rechnungssteller/-in die Möglichkeit, Rechnungen in digitaler Form per E-Mail zu übersenden. Durch die Umstellung kann eine schnellere Bearbeitung und Zahlungsabwicklung Ihrer Forderungen erreicht werden.

Bitte senden Sie Ihre Rechnung an: rechnungsstelle@lahn-dill-kreis.de

Um eine optimale und zeitnahe Rechnungsbearbeitung in unserem System sicherzustellen, sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Für jede Rechnung muss eine separate E-Mail gesendet werden.
  • Wir nehmen strukturierte, unstrukturierte und hybride Dateiformen an (z. B. PDF, ZUGFerD, EDI, XML).
  • Anlagen, sofern für die Rechnungsprüfung notwendig, sollten in derselben E-Mail als eigene Datei übersandt werden.
  • Im Anschriftenfeld muss die zentrale Rechnungsanschrift angegeben werden.
  • Eine postalische Nachsendung des Originals ist nicht notwendig. Wir bitten davon abzusehen.
  • Bei strukturierten Rechnungen ist die Leitweg-ID anzugeben.

Dieses Rechnungspostfach ist ausschließlich für die Zustellung von Rechnungen zu verwenden. E-Mails, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, können weder bearbeitet noch beantwortet werden. Fragen sind ausschließlich an kreditoren@lahn-dill-kreis.de zu senden.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID (Identifikationsnummer) ist ein Identifikator des Rechnungsempfängers im Kontext von E-Rechnungen. Sie soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Verwaltungseinheiten ermöglichen. Behörden bzw. öffentliche Auftraggeber können mehrere Leitweg-ID besitzen und so den Rechnungseingang differenziert gestalten.

Die Leitweg-ID wird an den Rechnungssteller vorab übermittelt (z. B. bei der Vergabe oder der Bestellung). Die Leitweg-ID des Lahn-Dill-Kreises lautet:

06532000-KreisausschussLDK-76

Damit die Rechnung der entsprechenden Abteilung zugeordnet werden kann, gibt es für jeden Fachdienst eine eigene Leitweg-ID. Ein Verzeichnis mit der jeweiligen Leitweg-ID kann bei der Finanzbuchhaltung (12.2) angefordert werden.

Anforderungen an eine Rechnung

Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz.

Rechnungen an den Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises müssen einen Bezug zur Beauftragung enthalten. Bitte geben Sie daher im Rechnungstext mindestens eine der folgenden zusätzlichen Angaben an:

  • Bestellnummer bzw. Auftragsnummer
  • Vertragsnummer des zugrundeliegenden Vertrages
  • Ihnen mitgeteilte Rechnungskennzeichen z. B. PSP-Element, Aktenzeichen
  • Name des Bestellers oder der Bestellerin bzw. des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Sämtliche Rechnungen mit schutzwürdigen und/oder vertraulichem Inhalt sind so zu stellen, dass Unbefugte keine Möglichkeit haben, die gespeicherten Daten zu lesen, zu verändern, zu löschen oder zu entwenden.

Diese Informationen sollen zum Beispiel durch Auftragsnummern oder ähnliche Referenzangaben anonymisiert werden.

Kontakt

Finanz- und Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Karl-Kellner-Ring 51
35576 Wetzlar

06441 407-2601

kreditoren@lahn-dill-kreis.de